Niet elk document is meteen in digitaal formaat beschikbaar. U moet eerst het papierwerk ingescand zien te krijgen. Volgens het onderzoeksbureau IDC scannen en digitaliseren de helft van de bedrijven vandaag méér dan drie jaar geleden. Ze willen de documenten snel(ler) kunnen versturen of bij de hand hebben, bijvoorbeeld als een klant hen belt en ze kunnen het betreffende contract meteen op hun computerscherm doen verschijnen. Veel klanten zitten dan weer met dozen papier en kunnen er geen weg mee.
Scannen gebeurt in organisaties soms door alleenstaande toestellen, zoals scanners die door een beperkte groep van drie à vier mensen wordt gebruikt. Mar het kan ook via een zogenaamde multifunctional printer of MFP, die doorgaans door veel meer mensen wordt gebruikt in een onderneming.
Geen vakantiefoto’s
Veel mensen denken bij scanning in eerste instantie aan consumenten die vakantiefoto’s inscannen. Maar in een bedrijfscontext gaat het er helemaal anders aan toe. Daar ligt de nadruk op de inhoud van de ingescande pagina's. Naast de hardware is er de technologie die vaak mee met de scanner wordt aangeboden en die onder andere het scanningproces optimaliseert en de gescande gegevens interpreteert. Bij capturing, zoals dat heet in het jargon, doelt men ook op technologie om het scannen te optimaliseren of te interpreteren. Hierbij hoort dan bijvoorbeeld ook OCR of Optical Character Recognition, waarbij door middel van patroonherkenning alle tekens, uit de afbeelding van een tekst, als zodanig worden herkend. Of waarmee een BTW- of factuurnummer kan worden herkend.
De technologie rond capturing en OCR staat doorgaans niet op zich. Ze zit ingebed in scanning hardware en wordt doorgaans gekoppeld aan een documenttoepassing. Scanning is nu eenmaal een cruciaal startpunt voor veel documentmanagementsystemen. Het vormt vandaag meestal een integraal onderdeel van een groter documentmanagementproject in een onderneming.
In sommige sectoren zoals banken en verzekeringen, en in de overheid, is scannen al meer ingeburgerd. Al zijn er naast die specifieke doelgroepen ook toepassingsvelden die voor iedereen gelden, zoals het inscannen van inkomende facturen. De behandelingskosten van een klassieke papieren factuur bedragen 12 à 13 euro, blijkt uit studies. Maar door die te scannen en dus te digitaliseren verwezenlijkt een bedrijf wezenlijke besparingen in productiviteit.
Papierloos kantoor
Het elektronische kantoor is nog niet voor morgen, al doen veel bedrijven er wel inspanningen toe. Zo blijkt dat bij meer en meer bedrijven dat hun werknemers meerdere beeldschermen op hun bureau hebben staan. Zo'n tweede scherm doet dan zo'n beetje dienst als de vervanger van het papier dat normaal op je bureau ligt. Ook al komt het kantelpunt dichterbij, vandaag is papier nog altijd de norm terwijl document management nog eerder een uitzondering blijft.
William Visterin
13:50 - 08/04/2010 Copyright © De Tijd