Bij document management draait alles om het creëren, beheren, bewaren en opzoeken van documenten binnen uw bedrijf. Elke leverancier heeft, afhankelijk van wat hij levert, zijn eigen definitie van document management. Elke gebruiker kan daar nog een eigen invulling aan geven.
Traditioneel verstaan we onder documenten alle vormen van geschreven informatie op papier. Die definitie is intussen achterhaald, ook al blijven papieren documenten nog steeds belangrijk voor een organisatie. Toch bevindt zich een steeds groter deel van onze informatie in digitale vorm en is vaak zelfs multimediaal, zoals met foto's en video's.
Documentbeheer begint dus al bij de selectie van de documenten in functie van hun waarde voor uw bedrijf: welke wil ik bewaren, welke zijn enkel belangrijk als bewijs van communicatie tussen partijen, enzovoort. Of anders gesteld: voor u uw documenten gaat beheren, moet u weten welke documenten van tel zijn. Eigenlijk is document management een middel om vanaf het moment van documentcreatie zicht te houden op de levenscyclus van uw documenten. Vaak zijn niet alle documenten in digitaal formaat aanwezig, en moeten ze bijvoorbeeld nog worden ingescand.
Wapen tegen documentcrisis
Met het beheer van al die digitale documenten moet de alsmaar groeiende informatiestroom in bedrijven beheersbaar blijven. Veel organisaties hebben af te rekenen met een heuse 'documentcrisis': ze krijgen amper vat op hun documentenstroom.
De kern van deze crisis bestaat erin dat in een bedrijf twee soorten documenten circuleren: gestructureerde en ongestructureerde. Met de gestructureerde, die onder meer in databanken worden bewaard, hebben bedrijven in principe weinig moeilijkheden om ze op te sporen. Maar met de ongestructureerde (zoals e-mailberichten of bestanden in Word-, Excel-, PDF- of ander formaat) bestaat dat probleem wel. Ze zitten her en der verspreid over het bedrijfsnetwerk of in de individuele pc's van de gebruikers. En bovendien groeit de hoeveelheid ongestructureerde bestanden in een bedrijf veel sneller dan de gestructureerde.
Prioriteit voor 2010
Het is de bedoeling al die informatie samen te brengen en de verschillende werelden te verenigen, stap voor stap. Zelden wordt een document-managementsysteem in één klap over het hele bedrijf uitgerold. Bedrijven willen duidelijk greep krijgen op hun documentenstroom.
De digitalisering van documenten zet haar opmars duidelijk verder. De technologie evolueerde, net als de hard- en software. Ook dalende prijzen en alsmaar meer gestandaardiseerde toepassingen hielpen met de beslissing tot een aanvang van het beheer van al die documenten. Het is dan ook niet voor niets dat het onderzoeksbureau Gartner document management positioneerde bij een van de top tien-technologieprioriteiten voor 2010. En op zich is dat ook niet zo verwonderlijk, want documenten zijn de kroonjuwelen voor menig bedrijf.
William Visterin
14:16 - 08/04/2010 Copyright © De Tijd